Was macht ein/e Veranstaltungskaufmann/-frau?

Als Veranstaltungskaufmann oder Veranstaltungskauffrau bist Du das organisatorische Superhirn hinter unvergesslichen Erlebnissen. Du konzipierst, planst, organisierst und bereitest Events aller Art nach – von Konzerten und Festivals über Messen und Kongresse bis hin zu Firmenfeiern und privaten Festen. Dein Arbeitsfeld ist unglaublich vielfältig und erfordert eine Mischung aus Kreativität, kaufmännischem Geschick und einem kühlen Kopf in stressigen Situationen.

Dein Ziel ist es, für Kunden und Gäste reibungslose und beeindruckende Veranstaltungen zu schaffen. Dabei übernimmst Du die Verantwortung für Budgets, holst Angebote ein, verhandelst mit Dienstleistern wie Technikfirmen, Caterern und Künstlern, und sorgst dafür, dass alle rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden. Du bist die zentrale Schnittstelle, bei der alle Fäden zusammenlaufen.

Der Arbeitsalltag: Zwischen Büro und Event-Location

Dein typischer Arbeitstag ist selten wie der andere und stark von der jeweiligen Projektphase abhängig. Die meiste Zeit verbringst Du im Büro, wo die konzeptionelle und organisatorische Vorarbeit geleistet wird. Hier erstellst Du Konzepte, kalkulierst Kosten, schreibst Angebote und kommunizierst intensiv per E-Mail und Telefon mit Kunden und Partnern.

Ein typischer Tagesablauf in der Planungsphase:

• Morgens: Du beginnst den Tag mit der Überprüfung Deiner E-Mails und To-Do-Listen. Ein Kunde hat neue Wünsche für eine anstehende Firmenfeier, und ein Technikdienstleister hat ein Angebot geschickt. Du passt die Kalkulation an und vergleichst das Angebot mit Alternativen.
• Vormittags: Ein Team-Meeting steht an, um den Fortschritt der aktuellen Projekte zu besprechen. Du präsentierst den Status für ein großes Messeprojekt in Hamburg und klärst offene Fragen mit den Kollegen aus dem Marketing und der Technik.
• Mittags: Nach der Mittagspause führst Du ein langes Telefonat mit einem potenziellen Kunden, der ein hybrides Event plant. Du berätst ihn zu den technischen Möglichkeiten und den damit verbundenen Kosten.
• Nachmittags: Du widmest Dich der Detailplanung. Du erstellst einen Ablaufplan für ein Konzert, buchst Hotelzimmer für die Künstler und koordinierst die Anlieferung des Equipments. Die Erstellung von Personaleinsatzplänen gehört ebenfalls zu Deinen Aufgaben.

Wenn ein Event näher rückt, verlagert sich Dein Arbeitsplatz oft direkt an den Veranstaltungsort. Dort überwachst Du den Aufbau, koordinierst die verschiedenen Gewerke, weist Personal ein und bist der direkte Ansprechpartner für alle Beteiligten. An Veranstaltungstagen selbst bist Du von früh bis spät im Einsatz, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft und auf unvorhergesehene Probleme schnell zu reagieren.

Branchen und Arbeitsumfelder: Wo arbeiten Veranstaltungskaufleute?

Die Einsatzmöglichkeiten für Veranstaltungskaufleute sind extrem breit gefächert. Die Datenanalyse von Jobangeboten zeigt eine hohe Nachfrage in Metropolen wie Berlin, München und Frankfurt am Main, wo viele große Agenturen und Unternehmen ihren Sitz haben. Du kannst in den unterschiedlichsten Branchen tätig werden:

• Event- und Messeagenturen: Der klassische Arbeitgeber, der für verschiedene Kunden Veranstaltungen plant.
• Messe- und Kongresszentren: Hier bist Du direkt bei einem Veranstaltungsort angestellt, wie zum Beispiel bei der Messe Berlin oder der NürnbergMesse.
• Unternehmen: Größere Firmen haben oft eigene Event-Abteilungen, die für interne Veranstaltungen, Produktpräsentationen oder Messeauftritte zuständig sind.
• Kultur- und Freizeitwirtschaft: Theater, Konzerthallen, Freizeitparks wie der Eifelpark oder Museen benötigen ebenfalls Profis für ihre Veranstaltungsplanung.
• Hotellerie und Gastronomie: Große Hotels mit Konferenzbereichen haben spezialisierte Teams für die Organisation von Tagungen und Banketten.
• Öffentliche Verwaltung: Auch Städte und Gemeinden, wie die Stadt Weinheim, organisieren Kulturprogramme, Stadtfeste und andere öffentliche Events.

Der Beruf ist oft mit unregelmäßigen Arbeitszeiten verbunden, insbesondere an Abenden und Wochenenden. Dafür bietet er aber auch eine enorme Abwechslung und die Möglichkeit, an aufregenden und kreativen Projekten mitzuwirken. Viele Stellen sind als Feste Anstellung in Vollzeit ausgeschrieben, doch der Einstieg erfolgt sehr häufig über eine Ausbildung.

Karriereweg und Entwicklungsmöglichkeiten

Der gängigste Weg in den Beruf führt über die dreijährige duale Ausbildung zum/zur Veranstaltungskaufmann/-frau. Mit Berufserfahrung kannst Du Dich weiter spezialisieren, zum Beispiel auf bestimmte Eventformate wie digitale Events, Hochzeiten oder große Sportveranstaltungen. Unternehmen, die auf JobJump erfolgreich Veranstaltungskaufmann einstellen, bieten oft Benefits wie gezielte Weiterbildungsprogramme und klare Aufstiegschancen.

Aufstiegsmöglichkeiten führen oft in Positionen wie den Projektleiter oder Event Manager, wo Du die Gesamtverantwortung für größere und komplexere Projekte übernimmst. Mit entsprechender Weiterbildung, zum Beispiel zum/zur Fachwirt/in für Veranstaltungen oder einem Studium im Bereich Eventmanagement, kannst Du auch Führungspositionen im Business & Management anstreben. Der Schritt in die Selbstständigkeit mit einer eigenen Agentur ist ebenfalls eine beliebte Karriereoption. Job Alert einrichten

Geeignet für Quereinsteiger?

Obwohl die Ausbildung der Standard ist, bietet die Branche auch Chancen für Quereinsteiger. Insbesondere Personen mit einem Hintergrund im Marketing & PR, in der Gastronomie, Hotel & Veranstaltungen oder mit starkem Organisationstalent können hier Fuß fassen. Wichtig sind vor allem nachweisbare praktische Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen, sei es im beruflichen oder privaten Kontext. Ein gutes Netzwerk und die Bereitschaft, sich kaufmännisches Wissen anzueignen, sind entscheidend für den Erfolg.

Wenn Du ein Organisationstalent bist, gerne kreativ arbeitest und den Trubel liebst, anstatt einen reinen 9-to-5-Job zu suchen, könnte dieser Beruf genau das Richtige für Dich sein. Er bietet die einzigartige Chance, Ideen in die Realität umzusetzen und Menschen unvergessliche Momente zu bescheren. Jetzt passende Jobs finden